Aby dobrze dobrać salę konferencyjną do danego spotkania należy wziąć pod uwagę kilka podstawowych aspektów.
Po pierwsze liczbę gości i prelegentów – innego typu sali będziemy potrzebować na 50 osób niżeli na 200. Druga sprawa to typ konferencji pod względem czasowym – w przypadku spotkań kilkudniowych warto organizować salę konferencyjną te terenie obiektów oferujących własną bazę noclegową (np. hotele, pensjonaty) unikniemy dzięki temu niepotrzebnego chaosu. Kolejna sprawa to wyposażenie sali – im jest ona bogatsza pod tym względem tym lepiej (organizacja w własnym zakresie sprzętu typu nagłośnienie, rzutniki, sprzęt audio-video, meble konferencyjne może stanowić niepotrzebne utrudnienie logistyczne i często finansowe). Istotny aspekt stanowią dodatkowe dogodności jak klimatyzacja obiektu, usługi cateringowe, czy też dostępność do mediów typu Internet, faks, czy też sieć telefonii komórkowej.
Warto wiedzieć, iż duże jednostki zajmujące się na wysoką skalę organizacją konferencji oferują także usługi tłumaczy, co szczególnie zyskuje na wartości w przypadku konferencji międzynarodowych.
