Aby dana konferencja firmowa (biznesowa), czy też naukowa mogła przebiega sprawnie i bez żadnych zakłóceń, należy ją solidnie przygotować.
W takim celu najpewniej, i najbezpieczniej jest skorzystać z profesjonalnych jednostek oferujących usługi w postaci – organizacja konferencji wielo aspektowych i różno tematycznych. Oczywiście możemy się podjąć tegoż wyzwania i spróbować zorganizować tego typu spotkanie na własną rękę, jednakże wiąże się to niewątpliwie z dość dużym ryzykiem poniesienia fiaska (szczególnie w przypadku dużych konferencji – 100-200 osobowych). Trzeba pamiętać, iż organizacja konferencji wiąże się zarówno z miejscem spotkania, z wymaganym sprzętem, a także z częścią zapleczową (między innymi organizacja cateringu, nierzadko usług tłumaczy symultanicznych, pisemnych, maszynopistów, a w przypadku konferencji kilkudniowych przygotowanie bazy noclegowej). Tylko dobrze zorganizowana konferencja jest gwarantem kompleksowego sukcesu.